জিমেইলের স্টোরেজ ফুল? জানুন সহজেই খালি করার উপায়

বর্তমান আধুনিক যুগে ই-মেইল আদান-প্রদান, গুরুত্বপূর্ণ ফাইল সংরক্ষণ কিংবা প্রয়োজনীয় নথি আদান-প্রদানের জন্য জিমেইল (Gmail) আমাদের নিত্যদিনের সঙ্গী। কিন্তু নিয়মিত ব্যবহারের ফলে ইনবক্সে জমতে থাকে হাজারো পুরনো ই-মেইল, ছবি, ভিডিও এবং নানা ধরণের ডকুমেন্টের ভারী অ্যাটাচমেন্ট। একসময় দেখা যায় গুগল অ্যাকাউন্টের জন্য নির্ধারিত স্টোরেজ পূর্ণ হয়ে গেছে। আর স্টোরেজ ফুল হয়ে গেলে জিমেইলে নতুন ই-মেইল আসা ও পাঠানো সম্পূর্ণ বন্ধ হয়ে যায়, যা প্রতিদিনের জরুরি কাজে বড় ধরনের ঝামেলা তৈরি করে।

অনেকেই হয়তো জানেন না, গুগল তার প্রতিটি ফ্রি অ্যাকাউন্টের জন্য মোট ১৫ জিবি (15 GB) ফ্রি স্টোরেজ দেয়। তবে এই ১৫ জিবি স্টোরেজ শুধু জিমেইল একার নয়; বরং গুগল ড্রাইভ (Google Drive) এবং গুগল ফটোস (Google Photos) এই তিনটি প্ল্যাটফর্মের মধ্যেই ভাগ করে ব্যবহার করা হয়। ফলে জিমেইলের বিশাল ফাইলের কারণে গুগল ড্রাইভ বা ফটোসেও জায়গা পাওয়া যায় না। তবে দুশ্চিন্তার কিছু নেই! অতিরিক্ত টাকা খরচ করে স্টোরেজ না কিনেও জিমেইলের স্টোরেজ খালি করার উপায় অনুসরণ করে আপনি সহজেই গুগল অ্যাকাউন্টের অনেকখানি জায়গা ফাঁকা করে নিতে পারেন।

১. বড় অ্যাটাচমেন্টযুক্ত ই-মেইল খুঁজে দ্রুত মুছে ফেলুন

জিমেইলের ইনবক্সে সবচেয়ে বেশি জায়গা দখল করে রাখে ভারী বা বড় আকারের ফাইল যুক্ত ই-মেইলগুলো। সাধারণ কোনো ই-মেইলে অল্প জায়গা লাগলেও পিডিএফ, ভিডিও বা প্রেজেন্টেশন স্লাইডযুক্ত মেইলগুলো মেগাবাইটের পর মেগাবাইট জায়গা দখল করে। ম্যানুয়ালি স্ক্রল করে করে এসব মেইল খোঁজা অসম্ভব হলেও জিমেইলের সার্চ কমান্ড ব্যবহার করে তা এক ক্লিকেই বের করা সম্ভব।

• কীভাবে খুঁজবেন: জিমেইলের ওপরের সার্চ বারে গিয়ে লিখুন has:attachment larger:10M এবং এন্টার চাপুন।
• ফলাফল: এই কমান্ডটি ইনপুটের সাথে সাথেই ১০ মেগাবাইটের (10MB) চেয়ে বড় আকারের অ্যাটাচমেন্ট থাকা সব ই-মেইল আপনার সামনে চলে আসবে।
• মুছে ফেলার নিয়ম: এবার প্রদর্শিত তালিকা থেকে যে ই-মেইল বা ফাইলগুলো আপনার আর কোনো কাজে লাগবে না, সেগুলো একবারে সিলেক্ট করে ডিলিট করে দিন। প্রয়োজনে ১০M-এর জায়গায় ৫M (5MB) লিখেও সার্চ করে মাঝারি ফাইলগুলো মুছে দিতে পারেন।

২. পুরনো প্রমোশনাল মেইল ও নিউজলেটার সাফ করুন

বিভিন্ন শপিং ওয়েবসাইট, সোশ্যাল মিডিয়া, নোটিফিকেশন সার্ভিস এবং নিউজলেটার কোম্পানি থেকে প্রতিদিন আমাদের জিমেইলে শত শত কমার্শিয়াল বা প্রচারণামূলক ই-মেইল আসে। এগুলো আমরা বেশিরভাগ সময়ই পড়ে দেখি না এবং মাসের পর মাস এগুলো ইনবক্সে জমতে জমতে বিশাল জায়গা দখল করে নেয়।

• সাবস্ক্রাইব বাতিল করুন: যেসব প্রমোশনাল মেইল আপনার কোনো কাজের নয়, সেগুলোর নিচে থাকা Unsubscribe অপশনে ক্লিক করে চিরতরে বন্ধ করে দিন।
• একসাথে মুছুন: জিমেইলের ‘Promotions’ বা ‘Social’ ট্যাবে গিয়ে ওপরের বক্স থেকে অল সিলেক্ট (Select All) করে অপ্রয়োজনীয় প্রচারণামূলক মেইলগুলো এক ক্লিকের মাধ্যমে মুছে ফেলুন। এতে ইনবক্স পরিচ্ছন্ন হওয়ার পাশাপাশি অনেকটা ফ্রি স্টোরেজ পাওয়া যাবে।

৩. ট্র্যাশ (Trash) ও স্প্যাম (Spam) ফোল্ডার খালি করুন

অনেক ব্যবহারকারী ই-মেইল ডিলিট করেই ভাবেন জিমেইলের জায়গা খালি হয়ে গেছে! কিন্তু বাস্তবে কোনো ই-মেইল মূল ইনবক্স থেকে মুছে ফেলার পর সেটি সঙ্গে সঙ্গে চিরতরে মুছে যায় না। ফাইলটি সাময়িকভাবে জিমেইলের Trash (ট্র্যাশ) ফোল্ডারে গিয়ে জমা থাকে এবং ৩০ দিন পর্যন্ত সেখানেই জায়গা আটকে রাখে।

একইভাবে, গুগলের ফিল্টার ফিল্টার করে যেসব সন্দেহজনক মেইলকে Spam (স্প্যাম) ফোল্ডারে পাঠায়, সেগুলোও স্টোরেজের জায়গা দখল করে রাখে। তাই বড় বড় ফাইল ডিলিট করার পর অবশ্যই জিমেইলের বাম পাশের মেন্যু থেকে Trash এবং Spam ফোল্ডারে যান এবং ‘Empty Trash now’ ও ‘Empty Spam now’ অপশনে ক্লিক করে স্থায়ীভাবে পুরো ফোল্ডার ফাঁকা করে দিন।

৪. ব্যবহার করুন ‘Google One Storage Manager’

গুগল অ্যাকাউন্টের ঠিক কোন সেবাটি (জিমেইল, ড্রাইভ নাকি ফটোস) ঠিক কতটা জায়গা দখল করে আছে তা নিখুঁতভাবে জানার সবচেয়ে সহজ মাধ্যম হলো Google One Storage Manager সার্ভিস। এটি গুগলেরই তৈরি একটি টুল যা বিনামূল্যে আপনার অ্যাকাউন্টের স্টোরেজ বিশ্লেষণ করে দেয়।

• সহজ বিশ্লেষণ: এই টুলের সাহায্যে আপনি সহজেই দেখতে পাবেন কোন কোন গুগল ড্রাইভ ফাইল, ড্রাফট মেইল, বা গুগল ফটোসের অস্পষ্ট ভিডিও বড় জায়গা নিয়ে বসে আছে।
• এক ক্লিকে ক্লিনআপ: এখান থেকে আপনি বড় সাইজের ফাইলগুলোকে ফিল্টার করে সরাসরি মুছে দিতে পারবেন। ফলে খুব কম পরিশ্রমে গুগল অ্যাকাউন্টের বড় ধরনের জায়গা ফাঁকা করা সম্ভব হয়।

ভবিষ্যতে জিমেইল স্টোরেজ ফুল হওয়া এড়াতে কিছু প্রয়োজনীয় টিপস

• বড় সাইজের কোনো ভিডিও বা ডকুমেন্ট কাউকে পাঠাতে চাইলে সরাসরি জিমেইলে অ্যাটাচ না করে ফাইলটি গুগল ড্রাইভ বা ওয়ানড্রাইভে আপলোড করে কেবল সেটির লিংক মেইলে শেয়ার করুন।
• প্রতি মাসের অন্তত একদিন সময় বের করে অপ্রয়োজনীয় মেইল ডিলিট করার অভ্যাস গড়ে তুলুন।
• যেসব ওয়েবসাইটের আপডেট দরকার নেই, সেসব প্ল্যাটফর্মে জিমেইল এড্রেস ব্যবহার করা থেকে বিরত থাকুন।

একটি ডিজিটাল কাজের ক্ষেত্রে গুগল অ্যাকাউন্ট ও জিমেইলের গুরুত্ব অপরিসীম। সামান্য সচেতনতা এবং নিয়মিত ইনবক্স পরিষ্কার রাখার মাধ্যমে আমরা ১৫ জিবির এই ফ্রি লিমিটকেই দীর্ঘকাল স্বাচ্ছন্দ্যে ব্যবহার করতে পারি। আজই নিবন্ধে উল্লেখিত জিমেইলের স্টোরেজ খালি করার উপায়গুলো প্রয়োগ করে আপনার ফুল হয়ে যাওয়া জিমেইল অ্যাকাউন্টটিকে সচল ও হালকা করে নিন।